PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI

A.        Pengertian Administrasi dalam arti sempit :
- Pengaturan yang rapi, sistematis dan  penataan fakta secara tertulis.
- Alat untuk menjamin kelancaran & keberesan dalam melakukan perhubungan, persetujuan dan perjanjian secara tertulis.
- Pengaturan tulis menulis, surat menyurat dan mencatat segala perubahan / kejadian dalam organisasi.
- Proses kerjasama dua orang atau lebih rasionalitas tujuan yang telah ditentukan.

B.         Administrasi dalam arti luas :

-          Suatu proses 

-          Kerangka kerjasama 

-          Dilakukan sekelompok orang 

-          Untuk  mencapai tujuan.

C.        Uraian unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie:

- Organisasi  proses kegiatan yang berkenaan dengan pengaturan, penyususnan, pembagian kerja dari suatu usaha kerjasama unutk mencapai tujuan tertentu.

- Manajemen adalah aktivitas menggerakan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas unutk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

- Komunikasi adalah suatu prose transaksi yang mengandung arti dari kemunikator ke komunikan untuk mencapai tuhuan tertentu. Adapun unsur-unsur komunikasi diantaranya komunikan, komunikator, media/saluran, pesan, gangguan, dan umpan balik.

- Kepegawaian adalah suatu kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan tenaga kerja manusia yang dimulai sejak dari penrimaan, pengankatan, penempatan, pembibimbingan, pengarahan, pemberihentian, pemindahan,/promosi, sampai dengan pemberhentian/pensiun/tidak pensiun.

- Keuangan adalah suatu kegiatan usaha kerjasama sari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu yang berkaitan dengan pembiayaa atau uang.

- Perbekalan adalah kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan barang-barang perbekalan yang dapat membawa terlaksananya suatu kegiatan dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

- Ketatausahaan adalah kegiatan yang berkenaan dengan penyediaan bahan-bahan keterangan yang diperlikan dalam kegiatan usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

- Hubungan masyarakat adalah kegiatan yang berkenaan dengan usaha utnuk menjaga adanya hubungan baik antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain dan juga masyarakat sekitar.

D.        Fungsi Administrasi :

v  PERENCANAAN (PLANNING)

Penyusunan garis besar yang memuat sesuatu yang harus dikerjakan dan metoda untuk melaksanakannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

-          Macam perencanaan : perencanaan jangka panjang, menengah dan pendek.

-          Kualifikasi rencana yang baik dengan Tujuan jelas

a.       Meliputi seluruh tindakan yang diperlukan 

b.      Fleksibel untuk penyesuaian 

c.       Berisi rencana yang luas wilayah kerjanya 

d.      Memungkinkan pengecekan 

e.       Sudah disebarluaskan 

f.       Keseimbangan antara sumber dan kegiatan 

g.      Pekerjaan tulis menulis berkurang (Henry Fayol)

v  PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Aktivitas yang berhubungan dengan penyusunan struktur yang dirancang untuk membantu pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

v  PENYEDIAAN STAF (STAFFING)

Pengarahan dan latihan sekelompok orang yang mengerjakan suatu tugas dan memelihara kondisi kerja yang menyenangkan. Upaya yang biasa dilakukan : latihan jabatan, penugasan khusus, simulasi, permainan peranan, pengembangan diri dsb.

v  PENGARAHAN (DIRECTING)

Pembuatan keputusan dan penyatuan dalam aturan yang bersifat khusus dan umum. Fungsi pengarahan melibatkan pembimbingan dan supervisi terhadap usaha bawahan dalam rangka pencapaian sasaran organisasi 

v  PENGKOORDINASIAN (COORDINATING)

Kegiatan yang mempertalikan berbagai bagian pekerjaan dalam suatu organisasi. Keberhasilan koordinasi dapat dipengaruhi oleh keberhasilan/ efektivitas fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.

v  PELAPORAN (REPORTING)

Fungsi yang berkaitan dengan pemberian informasi kepada manajer sehingga dia dapat mengikuti perkembangan dan kemajuan kerja. Penting dalam system informasi manajemen yang digunakan untuk pembuatan keputusan oleh manajer

v  PENGANGGARAN (BUDGETING)

Fungsi yang berkenaan dengan pengendalian organisasi melalui perencanaan fiskal dan akutansi.

- Tiga tujuan anggaran : pengawasan, manajemen, dan perencanaan

- Empat fungsi anggaran : kontrol, manajemen, perencanaan dan evaluasi